Der Administrationsbereich Ihrer SpeicherBox Business Umgebung bietet zwei Reiter, mit denen Sie den Überblick über Aktivitäten und Freigaben behalten: Protokolle und Links. Beide sind besonders im Hinblick auf Datenschutz und Nachvollziehbarkeit (DSG / revDSG) hilfreich.
Öffnen Sie dazu nach der Anmeldung das Dropdown oben rechts und wählen Sie Administration aus.
Protokolle auswerten
Im Reiter Protokolle werden Aktivitäten und Dateiaktionen in Ihrer SpeicherBox aufgezeichnet. So können Sie nachvollziehen, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.
- Öffnen Sie den Reiter Protokolle.
- Sie sehen dort chronologisch die aufgezeichneten Aktivitäten, zum Beispiel Anmeldungen, Datei- und Ordneraktionen sowie Änderungen an Freigaben.
- Über die verfügbaren Filter können Sie die Ansicht nach Benutzer, Zeitraum oder Art der Aktion eingrenzen.
Wofür Sie die Protokolle nutzen können:
- Nachvollziehen, wer eine bestimmte Datei zuletzt bearbeitet, verschoben oder gelöscht hat.
- Prüfen, ob und wann sich ein Benutzer angemeldet hat.
- Belege für interne Kontrollen und Datenschutz-Nachweise erstellen.
Datenschutz-Hinweis: Die Protokolle enthalten personenbezogene Informationen. Werten Sie diese nur im Rahmen Ihrer betrieblichen Notwendigkeit und im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und allfälligen internen Reglementen aus.
Öffentliche Links verwalten
Im Reiter Links sehen Sie zentral alle öffentlichen Freigabe-Links, die Ihre Benutzer erzeugt und verschickt haben. Als Administrator können Sie diese bei Bedarf einsehen und löschen.
- Öffnen Sie den Reiter Links.
- Sie sehen eine Übersicht aller aktiven öffentlichen Links mit dem jeweiligen Ersteller und der freigegebenen Datei bzw. Bibliothek.
- Um einen Link zu deaktivieren, wählen Sie beim betreffenden Eintrag Löschen. Der Link ist danach sofort nicht mehr erreichbar.
Typische Anwendungsfälle:
- Regelmässige Kontrolle, welche Daten aktuell öffentlich zugänglich sind.
- Sofortiges Sperren von Links, die versehentlich oder nicht mehr benötigt sind.
- Teil des Offboarding-Prozesses: Prüfen, ob eine ausscheidende Person noch aktive Links besitzt (siehe Artikel zum Benutzer-Offboarding).
Tipp: Machen Sie die Kontrolle der öffentlichen Links zu einem festen Bestandteil Ihrer regelmässigen Sicherheitsüberprüfung. So verhindern Sie, dass Freigaben länger aktiv bleiben als nötig.
Bei Fragen erreichen Sie uns über ein Supportticket oder telefonisch.
