Im Artikel Administration und Verwaltung haben Sie gesehen, wie Sie Benutzer anlegen. Dieser Artikel zeigt die weiteren Verwaltungsaufgaben rund um bestehende Benutzer – insbesondere, was zu tun ist, wenn eine Person Ihre Organisation verlässt.
Öffnen Sie dazu nach der Anmeldung das Dropdown oben rechts und wählen Sie Administration aus. Wechseln Sie anschliessend auf den Reiter Benutzer.
Passwort eines Benutzers zurücksetzen
Wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, können Sie als Administrator ein neues vergeben:
- Öffnen Sie den Reiter Benutzer.
- Suchen Sie den betreffenden Benutzer in der Liste.
- Wählen Sie beim Benutzer die Aktion Passwort zurücksetzen.
- Es wird ein neues Passwort erzeugt. Der Benutzer erhält die neuen Zugangsdaten und kann das Passwort beim nächsten Login selbst ändern.
Hinweis: Das Zurücksetzen des Kontopassworts betrifft nicht das Passwort von End-zu-End verschlüsselten Bibliotheken. Dieses kann grundsätzlich nicht zurückgesetzt werden – siehe dazu den FAQ-Artikel zur Verschlüsselung.
Benutzer deaktivieren
Das Deaktivieren ist der empfohlene erste Schritt, wenn eine Person Ihre Organisation (vorübergehend oder dauerhaft) verlässt. Der Benutzer kann sich dann nicht mehr anmelden, seine Daten und Freigaben bleiben aber vollständig erhalten.
- Öffnen Sie den Reiter Benutzer.
- Suchen Sie den betreffenden Benutzer.
- Setzen Sie den Status auf inaktiv bzw. wählen Sie Deaktivieren.
Der Benutzer verliert sofort den Zugriff – über Web, Clients und WebDAV. Die Bibliotheken des Benutzers bleiben bestehen und können weiterhin durch Sie verwaltet oder an andere Personen übertragen werden.
Deaktivieren statt Löschen ist besonders dann wichtig, wenn der Benutzer noch Bibliotheken besitzt, deren Inhalte Sie sichern oder übernehmen möchten (siehe unten).
Daten eines ausscheidenden Benutzers sichern oder übertragen
Bevor Sie einen Benutzer endgültig löschen, sollten Sie prüfen, welche Bibliotheken ihm gehören und ob deren Inhalte erhalten bleiben müssen.
- Öffnen Sie den Reiter Bibliotheken in der Administration.
- Filtern bzw. suchen Sie nach den Bibliotheken, deren Eigentümer der ausscheidende Benutzer ist.
- Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Übertragen: Weisen Sie die Bibliothek einem anderen Benutzer oder einem Bereich als neuem Eigentümer zu. Die Daten bleiben so an ihrem Platz und für das Team verfügbar.
- Sichern: Laden Sie die Inhalte herunter oder synchronisieren Sie die Bibliothek vorher mit dem Sync Client, bevor Sie den Benutzer löschen.
Wichtig: Beim Löschen eines Benutzers werden auch dessen eigene Bibliotheken gelöscht. Bibliotheken, die einem Bereich gehören (direkte Zuweisung per Gruppe), sind davon nicht betroffen – diese bleiben bestehen.
Benutzer löschen
Wenn die Daten gesichert oder übertragen sind, können Sie den Benutzer endgültig entfernen:
- Öffnen Sie den Reiter Benutzer.
- Suchen Sie den betreffenden Benutzer.
- Wählen Sie Löschen und bestätigen Sie den Vorgang.
Der Benutzer und seine ihm gehörenden Bibliotheken werden entfernt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Empfohlener Ablauf beim Offboarding
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, hat sich folgender Ablauf bewährt:
- Deaktivieren Sie das Konto sofort, damit kein Zugriff mehr möglich ist.
- Prüfen Sie im Reiter Bibliotheken, welche Bibliotheken der Person gehören.
- Übertragen Sie benötigte Bibliotheken an eine andere Person oder einen Bereich – oder sichern Sie die Inhalte.
- Prüfen Sie im Reiter Links, ob die Person noch aktive öffentliche Freigabe-Links hat, und deaktivieren Sie diese bei Bedarf.
- Löschen Sie das Konto erst, wenn alle Daten gesichert bzw. übertragen sind.
So stellen Sie sicher, dass keine Unternehmensdaten verloren gehen und keine Freigaben aktiv bleiben, die nicht mehr gewünscht sind.
Bei Fragen erreichen Sie uns über ein Supportticket oder telefonisch.
