Je grösser Ihre Datenbestände werden, desto wichtiger wird das schnelle Wiederfinden von Dateien. SpeicherBox bietet Ihnen dafür zwei Ebenen der Suche: die Suche nach Dateinamen und die Volltextsuche, die auch in den Inhalt Ihrer Dokumente hineinschaut.
Schnellsuche nach Dateinamen
Für die alltägliche Suche genügt meist der Dateiname:
- Melden Sie sich in der Weboberfläche Ihrer SpeicherBox an.
- Klicken Sie oben auf das Suchfeld bzw. das Lupensymbol.
- Geben Sie einen Teil des gesuchten Datei- oder Ordnernamens ein.
- Die Treffer werden Ihnen direkt angezeigt. Klicken Sie auf einen Treffer, um die Datei zu öffnen oder zum Speicherort zu springen.
Die Schnellsuche eignet sich, wenn Sie ungefähr wissen, wie die Datei heisst.
Volltextsuche – im Inhalt Ihrer Dokumente suchen
Oft wissen Sie nicht mehr, wie eine Datei heisst, aber Sie erinnern sich an einen Begriff, der darin vorkommt. Genau hier hilft die Volltextsuche: Sie durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch den Textinhalt Ihrer Dokumente.
Durchsucht werden unter anderem:
- Office-Dokumente wie
.docx,.xlsx,.pptx - Text- und Markdown-Dateien wie
.txt,.md - PDF-Dateien – sowohl mit eingebettetem Text als auch gescannte PDFs, deren Text dank automatischer Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht wird
So nutzen Sie die Volltextsuche:
- Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Suchfeld ein.
- Die Suche berücksichtigt automatisch sowohl Dateinamen als auch den Textinhalt Ihrer Dokumente – Sie müssen nichts zusätzlich einschalten.
- In der Trefferliste sehen Sie die passenden Dokumente, häufig mit einer kurzen Fundstelle aus dem Text, damit Sie den richtigen Treffer schneller erkennen.
Gut zu wissen: Damit ein Dokument in der Volltextsuche gefunden werden kann, muss es zuvor vom System indexiert worden sein. Neu hochgeladene oder gerade bearbeitete Dateien tauchen daher unter Umständen erst nach kurzer Zeit in den Ergebnissen auf.
Was die Volltextsuche nicht durchsuchen kann
- End-zu-End verschlüsselte Bibliotheken: Deren Inhalte werden ausschliesslich auf Ihrem Gerät ver- und entschlüsselt und erreichen den Server nie im Klartext. Der Server kann sie deshalb nicht indexieren – eine Volltextsuche im Inhalt ist hier technisch nicht möglich. Die Suche nach Dateinamen kann je nach Konfiguration ebenfalls eingeschränkt sein.
- Inhalte in Bildern, Videos und Audiodateien werden nicht nach Text durchsucht. Bei gescannten PDF-Dokumenten wird der Text hingegen automatisch per Texterkennung (OCR) erfasst und ist durchsuchbar.
Tipps für bessere Suchergebnisse
- Mehrere Begriffe kombinieren: Grenzen Sie die Treffer ein, indem Sie zwei oder drei charakteristische Wörter eingeben statt nur einem allgemeinen Begriff.
- Aussagekräftige Dateinamen und Ordnerstrukturen erleichtern das Wiederfinden zusätzlich – gerade in Bibliotheken, die im Team genutzt werden.
- Suche pro Bibliothek: Wenn Sie wissen, in welcher Bibliothek die Datei liegt, öffnen Sie diese zuerst und suchen Sie gezielt darin. Das reduziert die Trefferzahl.
Häufige Punkte
Ich finde eine Datei nicht, obwohl es sie gibt Prüfen Sie, ob die Datei in einer verschlüsselten Bibliothek liegt (dort ist die Inhaltssuche nicht möglich) und ob sie eventuell erst kürzlich hochgeladen wurde und noch nicht indexiert ist.
Die Suche nach Textinhalt liefert keine Treffer Stellen Sie sicher, dass der gesuchte Begriff tatsächlich im Dokument vorkommt, und beachten Sie, dass neu hochgeladene Dateien erst nach der Indexierung gefunden werden. Bei gescannten Dokumenten wird der Text automatisch per Texterkennung (OCR) erfasst; bei sehr schlechter Scan-Qualität kann die Erkennung im Einzelfall jedoch unvollständig sein.
Bei Fragen erreichen Sie uns über ein Supportticket oder telefonisch.
